skip to Main Content

Yritysmuoto

NY-yrityksellä ei ole varsinaista yritysmuotoa eikä Y-tunnusta. NY-yrityksiä ei rekisteröidä Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH). NY-yritys rekisteröidään Nuori Yrittäjyys ry:n rekisteriin tällä sivustolla.

NY-yrityksen toiminta ei ole elinkeinonharjoittamista. Jos NY-yritys myy ohjelman aikana tuotteita/palveluita, toiminta on osallistujan henkilökohtaista tulonhankkimistoimintaa.

Y-tunnus

Yritys- ja yhteisötunnus eli Y-tunnus on PRH:n tai Verohallinnon yritykselle ja yhteisölle antama tunnus. Siinä on seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki, eli se on muotoa 1234567-8. Y-tunnus yksilöi yrityksen.

NY-yrityksillä ei ole Y-tunnusta. NY-yrityksen toiminta on yksityishenkilön itsenäistä tulonhankkimistoimintaa, johon ei tarvita Y-tunnusta.

Milloin NY-yritys voi tarvita Y-tunnusta?

Jos myytte tuotteita yrityksille, nämä voivat laskujen maksun yhteydessä vaatia myyjältä Y-tunnuksen. Tärkeää on muistaa, että laskutettaessa tahoa, joka vaatii Y-tunnuksen, Y-tunnus on myös laitettava laskulle.

NY-yritys voi tuottaa palveluja, joista sille maksetaan työkorvausta. Työkorvauksen maksajan on ennakkoperintälain (1118/1996) 25 §:n perusteella toimitettava maksamastaan työkorvauksesta ennakonpidätys, jos työkorvauksen saajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin. Palveluja myyvää NY-yritystä ei merkitä erillisenä yhtiönä ennakkoperintärekisteriin. NY-yritys voi oppilaitoksen suostumuksella asiakkaita laskuttaessaan ilmoittaa oppilaitoksen Y-tunnuksen, jolloin ennakonpidätystä ei tarvitse toimittaa. Jos oppilaitoksen Y-tunnusta ei voida käyttää, tulee opettajan hakea Nuori Yrittäjyys ry:n Y-tunnuksen käyttöoikeutta. Y-tunnusta ei saa käyttää ilman kirjallisesti myönnettyä lupaa.

Mihin Nuori Yrittäjyys ry:n Y-tunnusta saa käyttää?

Nuori Yrittäjyys ry:n Y-tunnusta voi käyttää laskuttamiseen, jos laskun saaja edellyttää Y-tunnusta. Y-tunnuksen käyttäminen on luvanvaraista ja opettajan tulee hakea Y-tunnuksen käyttölupaa lomakkeella.

Mihin Nuori Yrittäjyys ry:n Y-tunnusta ei saa käyttää?

Nuori Yrittäjyys ry:n Y-tunnusta ei voi käyttää tuotteiden ostamiseen tai minkäänlaisten sopimusten tekemiseen! Sopimuksiksi luetaan myös pankkitilien ja maksupäätteiden hankinta.

Yleisesti NY-yrityksen hankinnat voidaan tehdä yksityishenkilönä. Osa yrityksistä (esim. tukkuliikkeet) myyvät tuotteitaan vain toisille yrityksille, ja vaativat sen vuoksi ostajalta Y-tunnuksen. Tällöin NY-yrityksen kannattaa etsiä muu kauppa, josta ostaa tarvitsemansa tuotteet yksityishenkilönä. Joskus ostettaessa tavaroita NY-yritykselle voidaan tarvittaessa käyttää oppilaan omaa henkilötunnusta Y-tunnuksen sijasta.

HUOM! Jotkut yritykset ilmoittavat hinnat erikseen sekä yrityksille että yksityishenkilölle. Yrityksille ilmoitettaviin hintoihin lisätään yleensä arvonlisävero. NY-yrityksen tulee kuitenkin maksaa arvonlisävero, joten Y-tunnuksen käyttö ei tässä yhteydessä muuta palvelun hintaa.

Y-tunnuksen käyttöoikeuden anominen Nuori Yrittäjyys ry:ltä

Jos koulun tai oppilaitoksen Y-tunnusta ei voida käyttää, tulee opettajan hakea Y-tunnuksen käyttöoikeutta NY-yritykselle.

  1. Lataa ja täytä käyttöoikeushakemus (saatavilla opettajan materiaaleissa täällä)
  2. Skannaa hakemus ja lähetä se sähköpostilla NY:n toimistoon: [email protected]
  3. Käsittelemme hakemuksen ja lähetämme tiedon hyväksymisestä tai hylkäämisestä ohjeineen sähköpostitse opettajalle.

Verkkotyökalut

Alle olemme keränneet linkkejä palveluihin, jotka ovat avuksi, kun suunnittelette oman yrityksen toimintaa.

Keskustelualustat ja projektinhallinta

Verkkokeskustelualustat ovat paikkoja, jossa voitte käydä ryhmän sisäistä keskustelua, jakaa ideoita ja mielipiteitä sekä tallettaa tiedostoja. Erilaisia keskustelu- ja ryhmätyöalustoja ovat muun muassa:

Kalenterisovellukset ja tapaamiset

Pilvipalvelut

Tärkeä osa tiedonhallintaa on usean henkilön mahdollisuus käyttää samoja tiedostoja. Tärkeät tiedostot kannattaa varmuuskopioida kovalevyn rikkoutumisen tai tietokoneen katoamisen varalta. Järkevä tapa hoitaa varmuuskopiointi ja tiedostojen yhteinen käyttö on käyttää verkossa toimivaa pilvipalvelua.

Tietojen varastointiin ja yhteiskäyttöön liittyviä palveluita ovat muun muassa:

Tietosuoja

EU:n uusi tietosuoja-asetus tuli voimaan toukokuussa 2018. Siitä alkaen henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Tähän on koottu tärkeimmät kohdat NY-yrittäjän näkökulmasta ja auttaa yrittäjiä toimimaan uuden tietosuojalain mukaisesti. Sisällön on laatinut asiantuntija, varatuomari Petri Holopainen Suomen Yrittäjistä. Tutustu koko oppaaseen verkossa täällä.

Tietosuoja-asetuksesta (jäljempänä ”tietosuoja-asetus” tai ”asetus”) käytetään myös nimitystä GDPR eli General Data Protection Regulation. Sen tarkoituksena on ajantasaistaa tietosuojan sääntelyä. Teknologia on kehittynyt niin paljon, että tietosuojasta huolehtimiseen tarvitaan uudenlaista sääntelyä. Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on, että kansalaiset voivat hallita tietojaan paremmin. Asetus sääntelee mm. henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovuttamista sekä näihin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia. Lähes kaikki yritykset käsittelevät toiminnassaan henkilötietoja. Säännöt ovat samat kaikille EU:ssa toimiville yrityksille kotipaikasta riippumatta.

Tietosuojasanasto

Sanasto

Henkilötieto

Henkilötiedolla tarkoitetaan luonnollista henkilöä (jäljempänä ”rekisteröity”) tai hänen ominaisuuksiaan kuvaavia tietoja. Lisäksi sillä tarkoitetaan rekisteröidyn elinolosuhteita kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan yhdistää häneen, hänen perheeseensä tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviin henkilöihin. Kyse voi olla esimerkiksi asiakkaiden, työntekijöiden tai yrityskontaktien henkilötiedoista, kuten nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta tai mistä tahansa muusta tiedosta, jonka voi liittää tiettyyn henkilöön.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakemista (esim. tietokannasta), kyselyä (esim. etsi sivulta -tyyppinen haku) tai käyttämistä.

Rekisteri

Rekisterillä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoja sisältävää jäsenneltyä tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tietojoukko voi olla keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevan tiedon ei fyysisesti tarvitse olla samassa paikassa, vaan henkilötiedot voivat olla myös hajallaan esimerkiksi eri tietokoneilla ja eri maissa. Teknisesti rekisteri voi olla esimerkiksi paperinen rekisteri, Excel-tiedosto tai asiakastietojen hallintaan käytetty ohjelmisto.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on yritys, joka säilyttää henkilötietoja ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Rekisteröity Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jonka tietoja on tallennettu rekisteriin.

Suostumus

Rekisteröidyn suostumuksella tarkoitetaan mitä tahansa vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Tahdonilmaisu voi esimerkiksi olla se, että rekisteröity rastittaa ruudun vieraillessaan internetsivustolla tai täyttäessään paperilomaketta.

Syyt henkilötietojen käsittelyyn

Tietosuoja-asetuksessa määritellään kuusi syytä, joiden perusteella henkilötietoja saa laillisesti käsitellä. Vähintään yhden näistä kuudesta edellytyksestä tulee täyttyä:

  1. Suostumus – Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Suostumus tulee antaa tarkoituksellisesti, eli sitä ei voi antaa vaikenemalla, valmiiksi rastitetuilla ruuduilla tai jättämällä jotakin tekemättä.
  2. Oikeutettu etu – Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on asianmukainen ja merkityksellinen suhde, kuten jäsenyys, asiakkuus tai työsuhde.
  3. Sopimus – Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, kun se on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
  4. Lakisääteinen velvoite – Henkilötietojen käsittely on sallittua, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tällöin ei tarvita erikseen rekisteröidyn suostumusta. Lakisääteinen velvoite on kyseessä myös silloin, kun työnantaja ilmoittaa työntekijöiden palkkatiedot veroviranomaisille.
  5. Elintärkeä tai yleinen etu – Henkilötietoja voidaan käsitellä silloin, kun käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Tällainen tarkoitus voi olla esimerkiksi ihmishenkien suojeleminen luonnonkatastrofin yhteydessä. Yritys voi käsitellä henkilötietoja varoittaakseen ihmisiä esimerkiksi hyökyaallosta.
  6. Julkinen tehtävä – Henkilötietoja voidaan käsitellä julkisen tehtävän suorittamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksessa on säädetty rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyn oikeudet tarkoittavat rekisterinpitäjälle velvollisuuksia. Rekisteröidyllä on oikeus:

  1. Saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojen käsittelystä
  2. Saada pääsy omiin tietoihin
  3. Tietojen oikaisemiseen
  4. Tulla unohdetuksi eli tietojen poistamiseen
  5. Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  6. Rajoittaa tietojen käsittelyä
  7. Vastustaa käsittelyä
  8. Vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, ml. profilointi

Yrittäjän on ilmoitettava henkilötiedon oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä aiheuttaa kohtuutonta vaivaa. Yrittäjän on ilmoitettava rekisteröidyille näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää.

Kun tietoja kerätään – tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää, ja rekisteröidyille tulee kertoa, kuinka heitä koskevia tietoja kerätään ja kuinka niitä käytetään. Tiedot tulisi antaa tiiviisti, yksinkertaisella ja selkeällä kielellä. Rekisteröityjen tulee saada tiedot maksutta.

Yrityksen tulisi pitää kuvaus henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyn saatavilla. Asetuksen mukaan tiedot tulisi toimittaa kirjallisesti, suullisesti tai sähköisesti. Esimerkiksi messuilla järjestettävästä arvontaan osallistumisesta ja henkilötietojen käsittelystä voidaan kertoa antamalla rekisteröitävälle paperi, jossa kuvaillaan henkilötietojen käyttöä.

Kun kerätään rekisteröidyltä häntä koskevia henkilötietoja, rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle kaikki seuraavat tiedot:

  • tietosuojavastaavan yhteystiedot, jos sellainen on
  • peruste eli syy, jonka perusteella henkilötietoja saa käsitellä
  • henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste eli syy, jonka perusteella henkilötietoja saa käsitellä
  • henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
  • aikooko rekisterinpitäjä siirtää henkilötietoja EU:n ulkopuolelle
  • rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa suostumuksen perusteella ja ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus
  • onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja mitä tällaisten tietojen antamatta jättämisestä mahdollisesti seuraa
  • automaattisen päätöksenteon eli profiloinnin olemassaolo, merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta sekä käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.

Informointivelvoite tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen tulee antaa edellä mainitut tiedot henkilötietoja vastaanottaessaan. Tiedot voidaan antaa esimerkiksi tietosuojaselosteena tai muulla tavalla verkkosivuilla, tai tietoja voidaan pitää saatavilla työpaikan intranetissä tai fyysisenä kappaleena esimerkiksi ilmoitustaululla.

Tietosuoja ja suoramarkkinointi

Suoramarkkinointia saa harjoittaa jatkossakin, jos vastaanottajille kerrotaan mahdollisuudesta kieltää suoramarkkinointi. Tämä mahdollisuus kieltäytyä suoramarkkinoinnista tulee saattaa rekisteröidyn tietoon. Rekisteröidyllä on oikeus ilman maksua vastustaa käsittelyä.

Perinteinen suoramarkkinointi

Perinteisellä suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan postitse tai puhelimitse tehtävää suoramarkkinointia. Suomessa saa tehdä kuluttajalle suoramarkkinointia näillä perinteisillä menetelmillä, kunnes vastaanottaja sen kieltää. Kuluttajalta ei siten tarvitse pyytää ennakkoon suostumusta perinteiseen suoramarkkinointiin.

Kuluttajalle pitää kertoa oikeudesta kieltää suoramarkkinointi. Tietoa voidaan antaa asiakassuhteen tai muun yhteydenpidon aloitushetkellä sekä selosteessa käsittelytoimista.

Sähköinen suoramarkkinointi

Sähköistä suoramarkkinointia ovat sähköpostiviestit, tekstiviestit, puheviestit, ääniviestit ja kuvaviestit. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen henkilölle tulee saada suostumus ennalta.

Yritykselle lähetettävään mainontaan ei tarvita suostumusta. Sähköisen suoramarkkinoinnin luvan kysymisessä henkilöltä tulisi välttää sähköisten välineiden käyttöä, kuten tekstiviestiä. Palvelun tarjoajan tai tuotteen myyjän on annettava asiakkaalle mahdollisuus helposti ja maksutta kieltää yhteystiedon käyttö tiedon keräämisen ja jokaisen sähköisen suoramarkkinointiviestin yhteydessä. Palvelun tarjoajan tai tuotteen myyjän on tiedotettava kieltomahdollisuudesta selkeästi.

Rekisteröity voi kieltäytyä suoramarkkinoinnista, ja tämä mahdollisuus tulee kertoa hänelle.

Tietosuojavastaava

Yrittäjän ja henkilötietojen käsittelijän on nimitettävä tietosuojavastaava aina kun

  • rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ydintehtävät muodostuvat käsittelytoimista, jotka luonteensa, laajuutensa tai tarkoitustensa vuoksi edellyttävät laajamittaista rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa
  • henkilötietojen käsittely on laajamittaista ja kohdistuu erityisiin henkilötietoryhmiin (kuten terveystietoihin, etniseen alkuperään, poliittisiin mielipiteisiin, uskonnolliseen vakaumukseen tai seksuaaliseen suuntautumiseen) tai rikoksia koskeviin tietoihin.

Tietosuojavastaavaa ei tarvita esimerkiksi, jos kyseessä on

  • pieni lakitoimisto
  • yhden lääkärin yhtiö.

Tietosuojavastaava tarvitaan, jos kyseessä on esimerkiksi

  • turvallisuusyhtiö, joka valvoo ostoskeskuksia ja julkisia paikkoja
  • lääkäriasema, jossa käsitellään potilastietoja laajamittaisesti
  • head-hunter-yhtiö, joka profiloi ihmisiä.

Mallit ja lähteet

Oleellista selosteessa on, että rekisteröity tietää, mitä tietoja hänestä säilytetään ja miten niitä käytetään. Seloste tulee olla rekisteröitävän ja rekisteröityjen luettavissa. Esimerkiksi, jos asiakkaiden tietoja tallennetaan nettisivuilta yhteydenottolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, syntyy tiedoista henkilörekisteri, jolle on laadittava rekisteri- ja tietosuojaseloste.

H. Pönkä, Innowise. 2018. GDPR:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaselosteen malli. Saatavilla: http://www.innowise.fi/fi/gdprn-mukainen-rekisteri-ja-tietosuojaselosteen-malli/.

E. Penttilä. 2018. Tietosuoja-asetus selkokielellä. Saatavilla: https://www.verkkokauppablogi.fi/tietosuoja-asetus-selkokielella.html.

Lähteet ja linkit

H. Pönkä, Innowise. 2018. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteet. Saatavilla: https://www.slideshare.net/hponka/eun-yleisentietosuojaasetuksen-perusteet.

P. Holopainen, Suomen Yrittäjät. 2018. Yrittäjän tietosuojaopas. Saatavilla: https://www.yrittajat.fi/yrittajan-abc/yritystoiminnan-abc/yrittajan-tietosuojaopas-570864.

Tietosuojavaltuutetun toimisto. 2018. Organisaatiot. Saatavilla: https://tietosuoja.fi/organisaatiot.

Immateriaalioikeudet

Aineettomat oikeudet (intellectual property, IP) eli immateriaalioikeudet tarkoittavat lakisääteisiä omistusoikeuksia aineettomiin luoviin ratkaisuihin. Aineettomien oikeuksien omistajalla on päätösvalta omaisuudesta, jonka voi jakaa muiden kanssa, myöntää lisenssin (oikeus sovituin ehdoin) niiden käyttöön tai estää muita käyttämästä sitä. Immateriaalioikeuksien hoitaminen voi olla tärkeä liiketoiminnan päätös, joka vaikuttaa yrityksen tuottoon ja toimintamalliin.

Usein tuotteen/keksinnön/mallin luoja etsii suoria tuloja työlleen, mutta immateriaalioikeudet tarjoavat useita tapoja kehittää yrityksen toimintaa.

Ei ole yhtä ainoaa tapaa hoitaa IPR-asioita ja jokainen yritys voi tehdä eri valintoja liiketoimintamallien suhteen.

Patentti- ja rekisterihallitus on koonnut asiaa tavaramerkeistämallioikeuksistapatenteista ja hyödyllisyysmallista.

Esimerkit

Esimerkki:

Suunnittelija voi luoda tuolille ainutlaatuisen muodon. Tämän jälkeen hänellä on seuraavat mahdollisuudet:

  1. Hän sopii valmistajan kanssa miten paljon tuloja hän saa per myyty tuoli.
  2. Hän voi myydä oikeudet yhdellä isommalla summalla, jolloin valmistaja saa pitää mahdolliset myyntitulot itse.

Esimerkki:

Ohjelmoijat myyvät lisenssejä sovelluksiin ja peleihin, joita he luovat. Toiset panostavat aikaa ja vaivaa ohjelmien luomiseen ja jakavat ne ilmaiseksi, kuten vapaasti ladattava Linux -käyttöjärjestelmä tai puhelimien pelit, jotka tarjoavat mahdollisuuden ostaa pelin lisäosia myöhemmin. Tarkoituksena on siis ansaita rahaa epäsuorasti palveluilla ja mainonnalla.

Esimerkeissä tekijöillä on oikeus päättää, miten jakaa käyttöoikeuksia työnsä tuloksiin (hieman samalla tavalla kuin tuotteita valmistava yritys voi päättää, miten se tuotteensa hinnoittelee). Samalla tavalla kaikkien yritysten täytyy olla tietoisia toisten immateriaalioikeuksista, ja anoa lupa käyttää muiden luomaa työtä.

Milloin miettiä immateriaalioikeuksia NY-yrityksessä?

NY-yrityksen perustamisvaiheessa tulee arvioida idean (tuotteet, luomukset, mielikuvat, nimet, logot) ainutlaatuisuus ja mahdollisuus saada omistusoikeudet. Sen avulla turvataan idea kopioimiselta.

Suurinta osaa ideoista ei voi suojella immateriaalioikeuksilla, koska samanlaisia ideoita on jo markkinoilla. Joskus voi olla viisasta kehittää tuote tai palvelu nopeammin kilpailijat kuin käyttää sama aika idean suojelemiseen. Immateriaalioikeuksia kannattaa pohtia silloin, jos luo jotain selvästi nykyisistä tuotteista eroavaa, helposti kopioitavaa ja toistettavaa tuotetta/palvelua.

Sinun pitää myös suojella omia oikeuksia luvattomalta käytöltä (vaikka käyttö olisikin tahatonta), koska oikeuksien haltijan tulee ilmoittaa luvattomalle käyttäjälle heti huomatessaan väärinkäytöksen.

Back To Top